Otium bo- og velferdssenter tok helomvending fra fysiske bjeller til velferdsteknolgi

I 2018 slo Kroken og Tromsøysund sykehjem seg sammen til en felles enhet i Tromsø; Otium bo- og velferdssenter. Overgangen fra systemer som daterte tilbake årevis, til splitter nye produkter på Otium, ble det en helt ny hverdag for både ansatte, tjenestemottakere og pårørende.

Senterleder Jørgen Ahlstrøm deltok i vårt webinar der han delte sine erfaringer, utfordringer og tanker om fremtidens velferdsteknologi. 

-    Når Kroken og Tromsøysund skulle slå seg sammen til Otium, pleier jeg å si at 1+1=1. Sykehjemmene daterte tilbake til 1985 og 1987, og man kan derfor lett se for seg hvilken tilstand disse var i før vi flyttet over til splitter nye lokaler. På Kroken var det så gammelt system i bruk at det ikke lenger fantes reservedeler til varslingssystemer, og vi måtte derfor de siste 6 månedene ta i bruk fysiske bjeller inne på avelingene, forteller Jørgen. 

"RoomMate er den eneste kollegaen som er på jobb 24/7".

Jørgen Ahlstrøm

En pluss en, blir én

Når to sykehjem skal slå seg sammen, følger det også med et stort antall årsverk, tjenestemottakere og avdelinger. På nye Otium bo- og velferdssenter ble det opprettet 7 avdelinger, med til sammen 137 sykehjemsplasser. De ble fordelt slik at det var 40 plasser på skjerpet demensavdeling, og 97 på somatisk avdeling, fordelt på ca. 420 ansatte. Trygghetssensoren RoomMate var blant de velferdsteknologiske løsningene som ble tatt i bruk.

-    Vi brukte god tid på å forberede personalet på ny arbedsidplass, nye ledere, kollegaer og nye systemer, forteller Jørgen. 

Men en slik overgang går ikke alltid smidig for seg, og overgangen til helt nye systemer og fokusområder ble en utfordinger ved oppstart. 

-    Vi hadde for lite opplæring siden vi kom fra såpass gamle systemer, og begrepet velferdsteknologi var fortsatt litt ukjent for oss. Vi fikk nok også opplæringen på feil tidspunkt, i forkant uten å kunne teste det – istedenfor underveis hvor vi kunne ha mer «learning by doing». I tillegg ble alle sykepleiere og avdelingsledere opplært til å bli superbrukere, og det var nok litt vel ambisiøst, forteller Jørgen. 

I tillegg til nye systemer og kollegaer, var selve bygget en utfordring. På de forrige sykehjemmene var avdelingene små og med direkte innsyn til korridoren fra alle vinkler, mens på Otium lå alle pasientrom i utkanten for å sikre utsikt, i en firkant. Dette gjorde at det nå var flere uoversiktlige hjørner og svinger, som bød på utfordringer når det kom til vandringer i korridorer – spesielt på nattestid. 

-    Vi måtte bare hive oss rundt og jobbe på, og bestemte oss for at vi skulle behandle RoomMate som en ny kollega. Vi måtte få på plass innstillingen om at på Otium jobber vi med velferdsteknologi – og RoomMate er den eneste kollegaen som er på jobb 24/7. RoomMate er der for å trygge de som er på vakt, samt for å hjelpe de som bor der. Sånn er det bare, og det måtte vi alle akseptere og jobbe mot, forteller Jørgen. 

Gode rutiner og kartlegging

I begynnelsen startet Otium med rundt 40 RoomMate på avdelingene, fordelt på demens- og somatikk-avdelingene. De ansatte er nå godt vant med kollegaen sin, og fokuset har i det siste i stor grad ligget på å også ha gode rutiner ved kartlegging ved innskriving av nye pasienter. 

-    Vi starter kartleggingen ved innskriving i samarbeid med helsepersonell, pasienten selv og pårørende. Dersom vi ser at det er behov for å ta i bruk noen av de velferdsteknologiske produktene vi har, setter vi i gang samtykkeprosessen med en gang, forteller Jørgen. 

I eldreomsorgen i Norge ser vi at flere beboere kommer inn med høy fallrisiko, og at de i stor grad er eldre når de først får plass på sykehjem. Eldre bor dermed lengre hjemme enn de har pleid tidligere, og det byr på en rekke nye utfordringer og behov for tett oppfølging. 

Bedre kontroll på natten med RoomMate

-    RoomMate er blitt plug and play hos oss, noe som gjør at vi kan flytte sensoren til andre rom eller områder og konfigurere denne selv dersom vi ser at behovet har endret seg. Vi har hatt fokus på god intern opplæring og kan nå sette opp alt på egenhånd med admin og superbrukere. Vi har som mål å hele tiden teste behovet, og ønsker aldri å slå av en RoomMate. Unntaket er dersom det er terminalpleie, stell og besøk – da slår vi av varslingene. 

Jørgen forteller om hvordan nattevaktene særlig merker endring med RoomMate på plass. Nattevakter er generelt mindre bemannet enn dagvakter, og derfor er det mer sårbart dersom det skulle skje noe. Med den nye romløsningen på Otium følte nattevaktene at de hadde mindre kontroll over hva de kunne se med det blotte øyet, og føler at med RoomMate kan de ha bedre kontroll og oversikt. Det handler om å lære seg å stole på teknologien man bærer i lommen, og se fordelene ved at man nå for eksempel slipper like hyppige tilsyn på nattestid som potensielt vekker beboerne. 

Hvordan få til endringsledelse?

-    For å sikre god overgang og implementering av nye produkter, har det vært viktig for oss at ledelsen er en del av prosessen. Det er en gjennomgående endringsledelse i helsevesenet, og vi merket i starten en del motstand mot teknologi og det å skulle gå med smarttelefon i lommen. Vi jobbet derfor med å bygge motivasjon gjennom god kommunikasjon – alt av tanker, bekymringer og idéer skal bli tatt alvorlig, og vi skal sikre at alle ansatte er trygge på produktene, forteller Jørgen. 

Jørgen forteller videre at for å sikre trygghetsfølelsen hos de ansatte, var det viktig å ha gode ambassadører ute i teamene. Det vil alltid være de som synes det er spennende å teste ut ny teknologi, kontra de som ikke har teften for det og som ikke ønsker å lære nye ting når den «gamle måten» har fungert for dem. Jørgen oppdaget at det ofte var den yngre generasjonen som er vant med smarttelefoner, apper, IT-hjelpemidler og lignende som ofte var mest positive, og disse ble derfor fort satt inn som endringsagenter. 

-    Vi trengte ambassadører innen teamene, og endringsagentene var de som var positive til, og som skjønte endringene. Dette var viktig for å senke terskelen blant de ansatte for å dele tanker og meninger, og vi hadde også ofte møter internt for å høre fra de ansatte. Vi ønsket at alle skulle føle tilhørlighet til prosessen, de fleste er jo mest bekymret for hva det innebærer for en selv. Man må derfor være tålmodige med de som ikke tar de nye systemene like raskt, og begynne trinnvis opplæring fremfor å overvelde fra start, reflekterer Jørgen. 

Kartlegging og risikoanalyse

Kartlegging av pasienter er vanlig prosedyre ved innskriving ved en institusjon. Men med de velferdsteknologiske endringene, må også prosesser, systemer og mål oppdateres. Det finnes et hav av produkter og tiltak man kan ta i bruk hos pasientene, så god kartlegging og jobbing med risiko er viktig i startfasen. 

-    Ett enkelt hoftebrudd kan koste 1 million kroner, og krever mye ressurser og opptrening. Det er derfor viktig for oss å jobbe med fall og fallrisiko, og sørge for tidlig varsling slik at vi kan være i forkant av fallene. Når alarmen går, har man på en måte allerede mislykket. Med RoomMate har vi ikke lenger fall inne på beboerrom der RoomMate er installert. Nå ser vi at hovedandelen av fall hos oss, er i fellesarealene der vi ikke kan installere disse sensorene. Vi har også tilnærmet eliminert uønskede hendelser om natt hvor beboere står opp og urinerer på gulvet, de blir ikke liggende med fulle bleier og lignende. Med velferdsteknologi, kan man ligge i forkant, forteller Jørgen. 

Gevinster ved bruk av RoomMate

Etter å ha tatt i bruk velferdsteknologiske løsninger, ser Otium bo og behandlingssenter flere gevinster. Beboere for betydelig mer privatliv, større grad av trygghet og forhindre uønskede hendelser. Men også personalet ser store gevinster som mestringsfølelse og trygghet, redusert stress i hverdagen og større trivsel på jobb.

-    Etter at vi tok i bruk disse produktene, ser vi at arbeidsmiljøet også er blitt bedre blant de ansatte. Det er lavere sykefravær enn det har vært tidligere. Vi mener at dette er fordi vi bruker velferdsteknologien på en smart måte; vi jobber med den, og ikke imot. Det er vi som sitter i førersetet, forteller Jørgen.

"Feel safe at night, sleep with a RoomMate".

Jørgen Ahlstrøm

Velferdsteknologi er kommet for å bli

Velferdsteknologi er kommet for å bli, og hos Otium jobber de nå med fagdager rundt velferdsteknologi for de ansatte og lederne. 

-    Vi har opprettet en egen intern e-postadresse for velferdsteknologi, så det blir enkelt for våre ansatte og melde inn avvik, bekymringer eller idéer uten å gå omveien rundt eksterne IT-avdelinger. Vi har som mål å nå øke til 70 RoomMate`s på Otium – selv om vi helst vil ha det på alle rom, men veien blir til mens man går. I mellomtiden har vi boret hull på alle rom, så vi lett kan flytte sensorene dersom vi ser behov for det. Vi ønsker også å bytte ut alle telefonene på avdelingene, så alle ansatte kan ta smarttelefonen lett tilgjengelig på jobb og dermed raskere kan se varslene. Vi vil i hvert fall fortsette å ta i bruk ny teknologi fremover og være foran i skoen. Som jeg pleier å si; feel safe at night, sleep with a RoomMate, avslutter Jørgen. 

Du kan se hele presentasjonen med Jørgen her.